Как настроить правила Gmail для организации почты

Когда-то моя почта в Gmail была беспорядочной: бесконечные маркетинговые рассылки, уведомления из соцсетей, счета, чеки и редкие важные сообщения создавали настоящий хаос. Это занимало много времени и было неэффективно, пока я не открыл для себя правила Gmail. Эти фильтры помогают сортировать, фильтровать и организовывать письма как на компьютере, так и на Android. От автоматической пересылки банковских выписок бухгалтеру до упорядочивания чеков с Amazon — вот основные правила, которые полностью изменили моё использование Gmail.

Что такое правила в Gmail?

Прежде чем перейти к конкретным правилам, давайте разберёмся с основами. Правила Gmail — это фильтры, которые автоматически сортируют и управляют входящей почтой по заданным критериям. Представьте, что это ваш личный помощник, который в фоновом режиме упрощает работу с письмами.

С помощью правил можно назначать метки, архивировать, удалять, пересылать и отмечать письма как важные. Возможности безграничны, и ключевой момент заключается в автоматизации задач, которые забирают ваше время.

Автопересылка банковских выписок бухгалтеру

Ежемесячные банковские выписки и счета с нескольких счетов и кредитных карт могут доставлять немало хлопот. Я создал фильтр, который автоматически пересылает такие письма моему бухгалтеру.

Как настроить автопересылку:

1. Откройте Gmail и найдите письмо, которое хотите переслать.
2. Нажмите на три точки в верхнем правом углу и выберите «Фильтровать похожие сообщения».
3. Настройте параметры фильтрации и нажмите «Создать фильтр».
4. Выберите «Добавить адрес пересылки» и укажите адрес получателя.
5. Следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить настройку. Gmail отправит подтверждение на адрес получателя, после чего этот адрес появится в меню фильтров.
6. Отметьте «Пересылать на» и выберите нужный адрес.
7. Нажмите «Создать фильтр», и правило будет активировано.

Теперь Gmail будет автоматически пересылать такие письма бухгалтеру. Повторите эти шаги для писем от других финансовых организаций.

Присвоение метки «Чеки» для сообщений с квитанциями

Для удобного отслеживания покупок я создал фильтр, который помечает все квитанции с Amazon меткой «Чеки».

Настройка метки для квитанций:

1. Откройте письмо с квитанцией и выберите три точки в верхнем правом углу.
2. Нажмите «Фильтровать похожие сообщения».
3. Укажите условия фильтра и выберите «Создать фильтр».
4. Отметьте «Применить метку» и выберите нужную метку.
5. Нажмите «Создать фильтр», и правило заработает.

Управление письмами о путешествиях

При планировании отпуска я создаю метку «Путешествия» для писем с подтверждениями бронирований и аренды, чтобы легко находить нужные письма.

Настройка фильтра для писем о поездках:

1. Перейдите в «Настройки» Gmail.
2. Выберите «Фильтры и заблокированные адреса» и нажмите «Создать новый фильтр».
3. Укажите ключевые слова в теме, например «подтверждение бронирования» или «билет».
4. Нажмите «Создать фильтр».
5. Выберите «Применить метку» и назначьте метку «Путешествия».
6. Отметьте «Пересылать на» и введите адреса других участников поездки.
7. Нажмите «Создать фильтр», и правило активируется.

Другие полезные правила Gmail

Вот несколько других фильтров, которые можно создать:

• Автоудаление рекламных писем.
• Создание метки «Работа» для писем от рекрутеров и о вакансиях.
• Назначение метки «Обучение» для писем о курсах и обучающих материалах.

Из хаоса к порядку

Создание и применение правил Gmail не требует сложных знаний. Эти примеры — лишь небольшая часть моих приёмов для организации почты. Экспериментируйте и настраивайте правила под свои нужды.

Google также работает над интеграцией Gemini в Gmail, что позволит управлять почтой с помощью простых текстовых команд. Это значительно упростит настройку фильтров и сделает работу с почтой ещё удобнее.

Ключевые слова: правила Gmail, организация почты, фильтры Gmail, автоматизация почты, метки Gmail, автопересылка писем.