Google Docs привлекает своим чистым и доступным интерфейсом: открываешь документ, и он приглашает просто погрузиться в него и начать печатать, не утруждая себя настройками или конфигурацией страниц.
Однако это не означает, что текстовый процессор не имеет достаточного количества функций. С момента своего появления в 2005 году под названием Writely оно постепенно обрастает все новыми и новыми полезными функциями. Вот несколько из них, на которые стоит обратить внимание.
Словарь, встроенный в Google Docs, служит не только для того, чтобы помечать красной чертой неправильно написанные слова, но и для того, чтобы помочь найти незнакомые слова. Выберите слово, затем выберите Инструменты > Словарь, чтобы посмотреть его определение (правда, работает это только со словами на английском языке) это только, если вы будете . Также можно выделить слово и нажать Ctrl + Shift + Y (Windows) или Cmd + Shift + Y (macOS).
Если вы не распечатываете свои работы, то, возможно, захотите отказаться от экранных границ страниц и создать бесконечный холст для работы. В этом режиме такие элементы, как таблицы и рисунки, могут растягиваться на весь экран, а не на страницу.
Для переключения между режимами «Разбить по страницам» и «Не разбивать по страницам» откройте меню Файл и выберите пункт «Настройки страницы». В этом же диалоговом окне можно выбрать вид, который будет использоваться по умолчанию при создании новых документов.
При создании нового пустого документа в верхней части страницы появляются варианты с элементами.
Например, если вам нужно написать длинное письмо, то, возможно, вам будет проще составить его в Google Docs, а не в Gmail. Кроме того, в нем можно сотрудничать с другими людьми над черновиками писем так же, как и над обычными документами.
Выберите «Черновик электронного письма» или (если в верхней части документа нет соответствующего выбора) выберите «Вставка» > «Элементы» > «Черновик электронного письма». Вам будет предоставлен шаблон электронного письма, содержащий поля для адресатов и заголовка темы. Когда письмо будет выглядеть готовым к отправке, щелкните на значке Gmail слева, и вы получите предварительный просмотр письма. Затем можно внести изменения или нажать кнопку Отправить.
Можно также выбрать пункт Заметки к встрече, чтобы создать шаблон для ведения записей (с возможностью прикрепить документ к соответствующей записи в календаре Google).
В Документах Google есть и другие элементы, которые можно использовать: найти их можно в меню Вставка > Элементы или нажав кнопку Дополнительно в верхней части нового документа. Например, существуют план выпуска продукта, отслеживание проверок, объекты проекта и отслеживание запуска контента. В каждом случае в документ добавляются элементы, такие как таблицы и раскрывающиеся меню, которые помогают решить конкретную задачу.
Не нужно тратить время на ручное создание оглавления для длинных документов, поскольку Google Docs может сделать это за вас. Просто убедитесь, что в документе используется один из форматов заголовков — либо из раскрывающегося списка на панели инструментов, либо через пункт меню Формат > Стили абзацев.
Какой бы способ применения заголовков вы ни использовали, вы увидите, что для каждого заголовка есть два варианта: установить выделенный текст в стиль заголовка или использовать формат выделенного текста в качестве стиля заголовка (если вы хотите изменить стили заголовков, установленные по умолчанию).
Оглавление можно создать до начала работы над текстом, после ее завершения или в любой другой момент — лишь бы заголовки были. Перейдите к тому месту в документе, где должно быть оглавление, затем выберите команду Вставка > Оглавление и выберите стиль.
Если после вставки оглавления в него вносятся изменения, щелкните в любом месте правой кнопкой мыши и выберите пункт Обновить оглавление. Чтобы изменить форматирование текста оглавления, наведите на него курсор мыши, нажмите три точки слева, а затем Дополнительные параметры.
В некоторых случаях возникает необходимость сравнить два документа между собой, и Google Docs может помочь в этом. Откройте меню Инструменты и выберите пункт Сравнение документов, затем выберите другой документ для сравнения с текущим: Google Docs представит подробное описание различий в новом документе.
Выберите Инструменты, затем Расширенный поиск, и с правой стороны откроется новая панель. С помощью этой панели можно осуществлять поиск в Интернете и в аккаунте Google Drive. Щелкните и перетащите все найденное в документ, над которым вы работаете.
Иногда достаточно просто отреагировать с помощью эмодзи — например, можно ускорить процесс совместной работы, используя их вместо комментариев. Наведите указатель мыши на правую часть абзаца в документе, и вы увидите, что рядом с опцией добавления комментария появляется опция emoji. (Если вы находитесь в режиме редактирования, вы также увидите значок, позволяющий переключиться в режим «предложить правку»). Вы можете выбрать любой понравившийся вам эмодзи. Наведите курсор на комментарии, и вы увидите, что там тоже есть реакция эмодзи.
Помимо копирования и вставки текста и изображений, можно также копировать и вставлять форматы, что может быть удобно, если, например, стиль заголовка нужно продублировать несколько раз, не заходя каждый раз в меню форматирования.
Выделите текст, отформатированный нужным образом, нажмите кнопку Формат на панели инструментов (она выглядит как валик для рисования), а затем выделите текст, к которому нужно применить формат. Для копирования выделенного формата можно также использовать сочетания клавиш Ctrl + Alt + C (Windows) и Cmd + Option + C (macOS), а для вставки — Ctrl + Alt + V (Windows) и Cmd + Option + V (macOS).
Даже если вы нашли пункт Статистика в меню Инструменты, вы могли не заметить флажок Показывать статистику слов при вводе текста в диалоговом окне. Установите его, и вы всегда будете точно знать, сколько слов вы написали. Щелкните на стрелке рядом с полем подсчета слов, чтобы изменить его на счетчик символов или страниц.
Выберите «Инструменты», затем «Настройки», откройте вкладку «Замены», и вы сможете указать Google Docs на автоматическую замену определенных фрагментов набранного текста на другие, например, превратить «(C)» в настоящий символ авторского права.
Эту функцию можно использовать для создания сокращенных ярлыков для часто набираемых предложений или для исправления слов, в которых вы чаще всего допускаете опечатки. Можно также использовать эту функцию для превращения символа «—» в тире, если на клавиатуре нет специальной клавиши для этого. Существует множество вариантов использования.
Не знаете, где в Google Docs находится тот или иной инструмент или функция, и существует ли он вообще? Откройте меню «Справка», нажмите «Поиск по меню», и вы сможете найти что-то конкретное.
Кроме того, в крайнем левом углу панели инструментов форматирования есть небольшое поле поиска Menus, которое можно использовать, если оно видно. Сочетание клавиш Alt + / (Windows) или Option + / (macOS) также позволяет перейти к этому окну поиска.
Говоря о сочетаниях клавиш, следует отметить, что в Документах Google их поддерживается огромное количество, и они могут избавить вас от необходимости нажимать на кнопки, будь то форматирование текста или подсчет слов. Для просмотра полного списка нажмите Ctrl + / (Windows) или Cmd + / (macOS).
Умные чипы — это динамические фрагменты информации, которые можно добавлять в документы; их можно найти, выбрав пункт Умные чипы в меню Вставка.
В меню Вставка можно выбрать следующие пункты: Дата, Люди, Файл, Событие календаря или Место. После выбора вы или любой другой человек, имеющий доступ к документу, может навести курсор на смарт-чип для получения дополнительной информации. Например, при использовании смарт-чипа «Место» вы получаете миниатюру Google Maps с изображением соответствующего места.
Это также отличный способ создания ссылок на другие файлы из Google Drive. Выберите умный чип Файл и выберите файл во всплывающем меню, после чего его имя отобразится в документе. Теперь можно навести на него курсор мыши, чтобы увидеть предварительный просмотр файла и ссылку на него.
