Персонализация, Оптимизация, Инновация – три постулата современного офиса. Это значит, что любое предприятие должно идти в ногу со временем, чтобы оставаться конкурентоспособным. Это же касается обустройства офиса. В этой статье мы поговорим о том, какие технологии помогут вашему бизнесу и сократят расходы на содержание офиса.

Электронный документооборот

Или сокращенно СЭД – обмен электронными документами между компаниями. На данный момент эта технология уже популярна среди крупного и среднего бизнеса, ведь это значительно упрощает работу. Раньше документы могли неделями путешествовать между офисами, попутно теряясь, и задерживаться в неотсортированной кипе бумаг. После введения этой системы, таких проблем больше не возникнет, ведь систематизировать электронные документы гораздо проще. 

В среднем компании тратят на бумагу от 5 до 14% от расходов на канцелярию. СЭД поможет сократить это значение. Вдобавок, снижаются затраты на курьеров и почтовые отправления.

Итого: экономия от 7 до 16% на канцелярии.

Сканер отпечатка пальцев

По данным от службы исследований HeadHunter каждый третий сотрудник опаздывает на работу. Интересный факт: сотрудники сферы маркетинга и госучреждений опаздывают почти в 2 раза чаще других профобластей. 

Сканер отпечатка пальцев с контроллером – устройство, которое фиксирует точное время прихода и ухода каждого сотрудника. При введении такой системы может быть два варианта: либо сотрудники перестанут опаздывать, либо сократятся затраты на зарплаты. Если честно, в первое верится с трудом, хотя число опоздавших точно уменьшится. А вот второй вариант принесет компании от 5 до 20% сокращения ФОТ.

Итого: экономия от 5 до 20% (от ФОТ) + сокращение опозданий.

Виртуальная АТС

Облачная (виртуальная) телефония, по-другому, IP-телефония – это услуга обеспечения телефонной связи через интернет. Она включает такие функции, как:

• запись разговора;
• музыкальное сопровождение;
• голосовое приветствие;
• переадресацию;
• мониторинг и статистика звонков.

Кроме большого списка дополнительных функций, технология виртуальной АТС принесет компании экономию затрат на связь в 2 раза! Практически все колл-центры используют эту систему, но также она подходит и для любой сферы бизнеса.

Итого: экономия от 30 до 50% на услугах связи.

Тайм-трекер

Эта система позволяет отслеживать всю деятельность человека в его рабочее время. Особенно популярна для формата удаленной работы. Программа тайм-трекер фиксирует и анализирует, чем сотрудник занимается на его рабочем компьютере, предоставляя ежедневный анализ. 

Для сотрудников этот метод может показаться маркером недоверия руководства по отношению к ним, но это отличный инструмент для оптимизации и решения рабочих вопросов. Система следит за каждым шагом, произвольно делает скриншоты, но тем не менее помогает уменьшить «просиживания в пустую» на рабочем месте. А если в компании система почасовой оплаты, то это сократит затраты на оплату труда.

Итого: экономия 5-10% (от ФОТ) + оптимизация работы сотрудников.

Умные устройства

Технология «Умный офис» – интеллектуальная экосистема, которая способствует снижению затрат на ЖКХ и охрану помещения. Система включает в себя много устройств и датчиков, которые позволяют настроить офис на нужный режим работы.

Самые популярные гаджеты:

• выключатели с задержкой времени (экономия до 20%);
• датчики движения (экономия до 45%);
• люминесцентные лампы (экономия до 20%).

Итого: экономия 15-20% на ЖКХ.